En el encuentro se compartieron experiencias y proyectos en los que se está trabajando en las distintas instituciones provinciales y se debatió entorno al importante papel que desempeñan los archivos y sus herramientas para fortalecer a una administración que debe adaptarse a grandes cambios de una forma vertiginosa. Asimismo se destacó el impulso que se debe dar desde los órganos de gobierno correspondientes a esta cultura del cambio para que se articule correctamente y el servicio que la administración presta a los ciudadanos sea un servicio de calidad.
 Estos encuentros, que comenzaron en mayo del año 2003 en Vitoria, tienen como objetivo crear un punto de encuentro y un foro de debate de problemáticas profesionales y de experiencias que puedan dar soluciones a los responsables y trabajadores de los diferentes archivos. A lo largo de estos años se ha desarrollado un gran trabajo que ha dado lugar a la elaboración de una Guía de Archivos de las Diputaciones, Bibliografías, estudios, etc. En la actualidad el trabajo se centra en el cuadro de clasificación único, tablas de valoración de documentos y estudios e identificación de series documentales.

El encuentro en Cáceres se cerró con la redacción de una serie de recomendaciones o buenas prácticas que incluyen las reflexiones del grupo de profesionales que asistimos al encuentro.