En la trobada es van compartir experiències i projectes en els quals s’està treballant en les diferents institucions provincials i es va debatre al voltant de l’important paper que exerceixen els arxius i les seues eines per a enfortir una Administració que ha d’adaptar-se a grans canvis d’una forma vertiginosa. Així mateix, s’hi va destacar l’impuls que s’ha de donar des dels òrgans de govern corresponents a aquesta cultura del canvi perquè s’articule correctament i perquè el servei que l’Administració presta als ciutadans siga un servei de qualitat.

Aquestes trobades, que van començar al maig de l’any 2003 a Vitòria, tenen com a objectiu crear un punt de trobada i un fòrum de debat de problemàtiques professionals i d’experiències que puguen donar solucions als responsables i els treballadors dels diferents arxius. Al llarg d’aquests anys s’ha desenvolupat un gran treball el qual ha donat com a fruit l’elaboració d’una Guia d’Arxius de les Diputacions, bibliografies, estudis, etc. En el present el treball se centra en el quadre de classificació únic, taules de valoració de documents i estudis i identificació de sèries documentals.

La trobada a Càceres es va tancar amb la redacció d’una sèrie de recomanacions o bones pràctiques que inclouen les reflexions del grup de professionals que assistírem a la trobada.